Articole
01-02-2016

“Sa iti gestionezi timpul fara stabilirea de prioritati si termene limite e ca si cand ai trage la intamplare si ai spune ca orice lovesti era tinta.” – Peter Turla.

 

Managementul timpului este un concept paradoxal, cu totii stim importanta unui program bine organizat, cu totii stim ce avem de facut si care ar fi pasii pe care ar trebui sa ii urmam, insa implementarea se pare ca nu este chiar asa de usoara. Unul dintre motivele pentru care implementarea este asa de dificila este faptul ca suntem convinsi ca va fi mereu o zi de maine, va fi mereu timp sa facem ce ne-am propus. Partea nu asa buna este ca in continuare o zi are 24 de ore, o saptamana 7 zile si anul 365 si oricat de mult ne-am dori sa avem mai multe, nimeni nu a gasit solutia. Prin urmare singura solutie este sa folosim cat mai eficient timpul pe care il avem.“Procrastinarea este fundatia tuturor dezastrelor!” – Pandora Poikilos

 

“Vestea proasta este ca timpul zboara. Vestea buna este ca tu esti pilotul.” – Michael Altshuler. Si pentru a nu crea o presiune prea mare, ganditi-va cat de mult timp petrece un pilot pentru a se pregati si a deveni un expert in ceea ce face. Asa ca managementul timpului va este la indemana, doar ca e nevoie de exercitiu, reguli si tehnici clare. La baza oricarei incercari de organizare mai eficienta a timpului ar trebui sa stea matricea Eisenhower, o unealta care va usureaza organizarea activitatilor si va ofera un sistem pe care va puteti baza. Insa si aceasta unealta va fi la fel de eficienta ca si utilizatorul, nu functioneaza singura.

 

 

De asemenea, este foarte important sa fim realisti si sa identificam ceea ce ne opreste din a ne urma planul stabilit. Pe langa tendinta noastra naturala de procrastinare, care vine din interior, exista foarte multi “hoti ai timpului” care vin din exterior si de care e bine sa ne ferim. Cu totii avem telefoanele care suna fara incetare si de cand sunt inteligente nu doar suna ci ne retin si altfel, vizitele unor “musafiri nepoftiti” care ne retin de la lucru, sedinte prea lungi si prost organizate, lipsa delegarii de autoritate si responsabilitate. Si lista poate continua la nesfarsit, fiecare dintre noi are “hotii” lui. Stim ca e imposibil sa ii eliminam, pentru ca nu depind de noi, fiind o influenta exterioara asupra programului, dar putem sa gestionam situatiile mai bine. “O parte din timp ne este rapita, alta ne este sustrasa, alta se scurge. Dar cea mai urata pierdere este aceea datorita neglijentei.” – Seneca

 

Cateva reguli pentru eficienta ne pot ajuta in eliminarea elementelor externe care ne consuma din timp:

a) “Regula celor cinci minute” – anunta foarte clar ca nu ai decât cinci minute. Se va imbunatati aptitudinea de a fi succint si intrevederea va lua sfarsit dupa ce se vor scurge cele cinci minute. Este o metoda excelenta, atata timp cat nu este un mod de lucru constant cu totii angajatii, ci ia in consideratie tipul de problema si relatia anterioara cu subordonatul.

 

b) “Regula orei de liniste” – dimineata, se foloseste prima ora de munca pentru a planifica prioritatile. Trebuie sa se inteleaga faptul ca nu sunteti disponibil in acesta ora, cu exceptia cazurilor urgente.

 

c) “Regula POMODORO” – impartirea timpului de lucru in intervale de 25 de minute in care desfasori o singura activitate. Dupa cele 25 de minute urmeaza 5 minute de repaus, apoi se incepe al doilea Pomodoro. La fiecare 4 Pomodoro complete va acordati o pauza mai lunga, de 20-30 de minute. Numele tehnicii provine de la un cronometru de bucatarie in forma de rosie.

 

d) “Delegarea” – multi dintre managerii care se plang de lipsa timpului sunt de fapt obsedati sa detina controlul si nu se simt in largul lor daca nu participa la luarea celei mai mici decizii. Nu pierde timpul facand treaba altora, investeste timpul asigurandu-te ca personalul are la dispozitie toate conditiile de munca necesare: training, echipament.

 

e) “Investirea timpului in explicarea clara a obiectivelor” – graba in procesul de explicare a proiectelor, a obiectivelor si a responsabilitatilor pare sa economiseasca minute, pe care le vom plati cu varf si indesat spre finalizarea proiectelor. Stabilirea exacta a strategiei de lucru va elimina intreruperi, frustrari, neintelegeri.

 

In final putem sa apelam si la metoda Forte:

Formuleaza lista activitatilor zilnice!

Observa si estimeaza timpul necesar!

Rezerva timp pentru situatii neprevazute!

Traseaza prioritatile!

Evalueaza nivelul de realizare a activitatilor!

 

Si tineti minte, pentru fiecare minut petrecut planificand activitatile unei zile, o persoana castiga patru minute atunci cand vine momentul aplicarii in practica a acelei activitati.

 

Foto: stilpalast.ch

 

Autor: Mihai Chiratcu

Editor Femei in Afaceri

mihai.chiratcu@femei-in-afaceri.ro

Articole din aceasi categorie

Copyright: Femei in Afaceri 2019 | Termeni si conditii | Realizat de Concept24