Articole
10-06-2014

Ai senzatia vreodata ca pur si simplu nu reusesti sa faci suficiente lucruri? Stii cate zile pe saptamana esti cu adevarat productiv? Aproximativ trei. Oamenii lucreaza in medie 45 de ore pe saptamana si considera ca 17 din aceste ore nu sunt productive.

 

Sigur ca am putea sa realizam mult mai multe lucruri, insa nimeni nu isi doreste sa cada in extrema cealalta si sa devina dependent de munca. Ar fi grozav daca am reusi sa realizam o multime de lucruri si sa ne bucuram de un echilibru intre viata profesionala si cea personala in acelasi timp. Dar cum putem face asta?

 

La aceasta intrebare ne raspunde Tim Ferriss, autorul bestseller-ului international The 4-Hour Workweek (Saptamana de lucru de 4 zile). Mai jos gasiti 6 sfaturi oferite de Tim, stiinta din spatele lor si motivul pentru care functioneaza si cateva idei din partea celor mai productive persoane.

 
1.      Controleaza-ti starea de spirit

Marea majoritate a sistemelor care ajuta la cresterea productivitatii trateaza oamenii de parca ar fi roboti, uitand puterea enorma pe care o au sentimentele. Daca iti incepi ziua cu calm ai mai multe sanse sa te ocupi de lucrurile importante si sa te concentrezi. Dar daca din momentul in care te trezesti trebuie sa te lupti cu telefonul care suna neincetat, un sir neintrerupt de e-mailuri, alarme si alerte care iti atrag atentia, iti vei petrece intreaga zi doar reactionand. Asta inseamna ca nu tu iti conduci viata si prioritatile, ci doar raspunzi la ceea ce este aruncat in calea ta, fie ca este important, fie ca nu.

 

Ce spune Tim?

Incerc ca primele 80 – 90 de minute din ziua mea sa varieze cat mai putin posibil. Cred ca este necesar sa ai o rutina ca sa te simti in control si nu doar sa reactionezi, ceea ce ajuta foarte mult si la reducerea anxietatii. Prin urmare, te face si mult mai productiv. Multe studii arata ca modul in care iti incepi ziua are un efect enorm asupra productivitatii noastre. In plus, nu mai simtim nevoia sa amanam lucrurile atunci cand suntem intr-o dispozitie buna.

 

Shawn Achor explica in cartea sa, The Happiness Advantage (Avantajul fericirii): Atunci cand doctorii sunt intr-o dispozitie buna inainte de a stabili un diagnostic, ei dau dovada de aproape de trei ori mai multe inteligenta si creativitate si pun un dignostic corect cu 19% mai rapid. Oamenii de vanzari optimisti vand cu 56% mai mult decat cei pesimisti. Studentii care se simt fericiti inainte de un test la matematica au rezultate mult mai bune decat restul colegilor lor. Se pare ca avem creierul setat sa se descurce mult mai bine atunci cand suntem intr-o dispozitie pozitiva. Asa ca gandeste-te mai putin la munca pe care trebuie sa o gestionezi si gandeste-te mai mult la cum sa-ti gestionezi starea de spirit.

Care este primul pas pe care trebuie sa-l faci pentru a-ti gestiona dispozitia dupa ce te trezesti?

 
2.      Nu-ti verifica e-mailul dimineata

Pentru unii oameni, acest lucru este imposibil. Foarte multi nici nu isi pot imagina ca ar putea sa se trezeasca si sa nu-si verifice imediat e-mailul si conturile de social media.

Dar de ce este acest obicei atat de daunator? In primul rand pentru ca esti setat sa reactionezi. Primesti un e-mail si dintr-o data iti folosesti cele mai bune ore ale zilei pentru a lucra la telurile altcuiva, nu la ale tale. Nu iti planifici ziua si nu prioritizezi, ci iti amani obiectivele pentru orice lucru care ajunge in inbox-ul tau.

 

Ce spune Tim?

Oricand este posibil, nu iti verifica mailul in prima ora sau in primele doua ore ale diminetii. Este dificil pentru unii oameni sa-si imagineze. „Cum sa fac asta? Am nevoie sa verific e-mailul pentru a obtine informatiile de care am nevoie pentru a rezolva unul sau doua lucruri de pe lista mea de lucruri de facut.” Vei fi surprins de cate ori acest lucru nu este adevarat. Este posibil sa ai nevoie de e-mail ca sa termini 100% din ce ai de facut, dar poti foarte bine sa rezolvi 90% inainte sa verifici e-mailul si sa-ti stimulezi creierul setat sa reactioneze la fiecare alerta ce vine din difuzoarele calculatorului tau.

 

Studiile arata ca e-mailul:

-          Ne streseaza foarte tare.

-          Ne poate face irascibili si nesuferiti.

-          Provoaca mai multa dependenta decat alcoolul si tigarile.

-          Ne poate scadea IQ-ul cu pana la 10 puncte daca il verificam prea des.

 

Este acesta modul in care vrei sa iti incepi ziua? Nu. Atunci e bine, acum stii ce nu trebuie sa faci. Dar o intrebare mult mai importanta este: Ce ar trebui sa faci?

 
3.      Inainte sa incerci sa faci lucrurile mai rapid, incearca sa vezi daca pot fi facute

Toata lumea intreaba: „De ce e imposibil sa rezvolvam toate lucrurile pe care le avem de facut?” Dar raspunsul e foarte simplu: Faceti prea multe lucruri.

Vrei sa fii mai productiv? Nu intreba cum sa faci lucrurile mai eficient decat dupa ce ai intrebat daca e nevoie cu adevarat sa faci acele lucruri.

 

Ce spune Tim?

Daca faci un lucru bine asta nu inseamna ca e si important. Cred ca asta e una dintre cele mai comune probleme cu sfaturile pentru managementul timpului si productivitate, deoarece se axeaza pe cum sa faci lucrurile repede. Cea mai mare parte a lucrurilor pe care oamenii le fac repede nu ar trebui facute deloc.

Fa ceea ce e important si atat!

 

Este posibil acest lucru in lumea reala?

Directorii nu reusesc sa faca mai multe lucruri muncind mai multe ore, fara sa se gandeasca, ci pentru ca realizeaza si urmaresc cu atentie planurile de activitati. Planurile nu inseamna ca cea mai mare parte a timpului lor este petrecuta in intalniri, desi s-a descoperit ca sedintele cu angajatii au legatura cu vanzarile mai ridicate, ci doar ca timpul unui director este limitat si valoros si trebuie planificat cu atentie pentru a se asigura ca este folosit intr-un mod productiv.

 

Bine, ai reusit sa te lamuresti. Ai scapat de tentatia e-mailului si stii ce ai de facut. Insa acum trebuie sa te confrunti cu una dintre cele mai mari probleme ale epocii moderne: Cum faci sa stai pe loc si sa te concentrezi?

 
4.      Concentrarea nu presupune altceva decat sa elimini lucrurile care iti distrag atentia

Ed Hallowell, un fost profesor la Harvard Medical School si autorul bestseller-ului Driven to Distraction, spune ca oamenii sufera de „ADHD generat cultural”. Ne-a fost deteriorata atentia de viata moderna? Nu, dar acum avem mai multe lucruri tentante, accesibile, stralucitoare si la dispozitia noastra 24/7, mai multe decat au avut oamenii oricand in trecut.

Ceea ce trebuie facut este sa ne inchidem undeva fara lucruri orbitoare si bazaitoare care sa ne distraga atentia.

 

Ce spune Tim?

In primul rand, concentrarea este o functie prin care iti limitezi numarul de optiuni pe care ti le oferi pentru a amana lucrurile pe care le ai de facut. Am impresia ca oamenii vad concentrarea ca pe o abilitate magica, dar nu este asa. Ce ai de facut este sa te inchizi intr-o camera cu problema pe care trebuie sa o rezolvi si sa inchizi usa. Asta-i tot. Masura in care poti sa repeti acest lucru si sa-l sistematizezi este masura in care poti te concentrezi.

Cea mai usoara si cea mai eficienta modalitatea de a-ti schimba comportamentul este sa-ti schimbi mediul de lucru. Directorii sunt in general intrerupti din 20 in 20 de minute. Cum reusesc sa lucreze si sa fie productivi in aceste conditii? Lucrand aproximativ 90 de minute dimineata, acasa, unde nu ii poate deranja nimeni.

 
5.      Fa-ti un sistem personal

Ce nu spun oamenii productivi niciodata?

„Nu stiu cum reusesc sa fac lucrurile, le fac din mers si sper la ce e mai bun.”

Nimeni nu va spune asta. Oamenii productivi au o rutina.

 

Ce spune Tim?

A-ti defini o rutina si un sistem de lucru e mult mai eficient decat sa te bazezi pe propria ta disciplina. Disciplina e depasita.

Daca iti dai voie sa ai si optiunea de a nu face lucrurile, e foarte posibil sa dai gres. Incurajez oamenii sa-si dezvolte o rutina si sa ia decizii doar legate de aspectele cele mai creative ale muncii lor. Un sistem bun functioneaza atat de bine pentru ca face lucrurile automat si nu iti iroseste rezerva limitata de vointa.

 

Cum poti incepe sa-ti dezvolti propriul sistem? Aplica regula 80-20:

-          Care sunt putinele activitati care sunt responsabile pentru cel mai mare numar de succese?

-          Care sunt activitatile care iti distrug productivitatea?

-          Rearanjeaza-ti programul astfel incat sa includa mai mult din primele activitati si mai putin din cele care nu te fac productiv.

Acum ai un sistem, dar cum poti sa fii sigur ca o sa-l si respecti?

 
6.      Defineste-ti telurile cu o seara inainte

E bine sa stii ce e important atunci cand te trezesti, inainte sa te atace tot felul de pseudo-urgente si inainte sa-ti distraga inboxul atentia.

 

Ce spune Tim?

Defineste unul sau doua lucruri importante pe care le ai de facut la cina, cu o seara inainte.

 

Dan Pink ofera sfaturi asemanatoare: Stabileste-ti ritualuri. Invata cand trebuie sa te opresti. Incearca sa termini programul de lucru in fiecare zi in acelasi fel. Aranjeaza-ti biroul. Salveaza o copie a documentelor pe care le ai in calculator. Fa o lista cu lucrurile pe care le ai de facut maine.

Ai mai multe sanse sa te tii de cuvant daca esti foarte specific cu lucrurile pe care le ai de facut si le notezi in agenda. In plus, daca iti notezi ce ai de facut, ai mai multe sanse sa te relaxezi si sa te bucuri de o seara fara stres.

 

In concluzie:
1.      Controleaza-ti starea de spirit.
2.      Nu-ti verifica e-mailul dimineata.
3.      Inainte sa incerci sa faci lucrurile mai rapid, incearca sa vezi daca pot fi facute.
4.      Concentrarea nu presupune altceva decat sa elimini lucrurile care iti distrag atentia.
5.      Fa-ti un sistem personal.
6.      Defineste-ti telurile cu o seara inainte.

 

Cuvantul „productivitate” ne duce cu gandul la niste masini, dar o buna parte din gestionarea corecta a timpului are de-a face cu sentimentele.

Cum ar trebui oamenii sa se simta cand lucreaza? Ocupati, dar nu grabiti. Doar asa putem fi cu adevarat fericiti.

 

Sursa articol: www.businessinsider.com

 

Articol tradus si interpretat de Adina David

PR Assistant Femei in Afaceri

Articole din aceasi categorie

Copyright: Femei in Afaceri 2019 | Termeni si conditii | Realizat de Concept24